Comme le met en avant cet article du Moniteur, il n’est pas rare que certains projets de construction dépassent les coûts et ne respectent pas les délais. En effet, la complexité des projets de construction est importante car les équipes sont nombreuses et dispersées, les documents échangés variés et les corps de métier doivent être bien synchronisés.
Pour répondre à cela, la solution Alfresco et le module beCPG Project proposent une réponse intéressante pour vous aider à gérer vos projets de construction ou encore l’extension d’une ligne de production dans votre usine.
Pourquoi faire de la gestion de projet ?
La gestion de projet permet de gérer plusieurs aspects du projet:
- le planning
- le rôle et la responsabilité de chaque intervenant du projet
- les documents tels que les contrats et les plans
- le budget
Le planning
Le planning permet de définir les tâches du projets en décomposant chaque phase en tâches et sous-tâches de manière à avoir une représentation visuelle de la structure du projet (WBS : Work breakdown structure). Il permet aussi de communiquer à chaque membre de l’équipe les objectifs et le rôle de chacun. Ainsi, tout le monde est sur la même page.
Quand une tâche démarre, l’acteur est notifié par workflow et par email avec une description de ce qu’il doit faire et des liens vers les livrables à réaliser. Ces wokflows se paramètrent sans développement par le chef de projet.
La gestion documentaire
La gestion documentaire permet de stocker tous les documents qui se rattachent au projet : contrats, plans, emails, photos, … Les documents sont classés en dossier et sous-dossier selon un plan de classement défini par le chef de projet.
Les utilisateurs consultent facilement les documents grâce à la prévisualisation en ligne et ils peuvent les éditer dans Microsoft Office ou Google Docs. Dès qu’un document est modifié, l’ancienne version est archivée dans l’historique des versions ce qui permet d’avoir une traçabilité complète des modifications (qui a modifié, quand et pourquoi).
Plusieurs vues permettent de consulter les documents.
Pour gagner du temps lors de la création d’un projet, il est possible de créer des modèles de projets pour initialiser le planning et le plan de classement des documents.
Le budget
Le chef de projet doit toujours avoir en tête le budget de son projet. Pour cela, il peut définir le budget prévisionnel du projet, les dépenses, les revenues et suivre le budget réel.
La recherche
Un des soucis fréquent des utilisateurs est la recherche des documents. Pour cela, la recherche propose la prévisualisation des documents. Cette recherche permet de rechercher dans les méta-données du document et dans le contenu du document (par exemple, dans le texte d’un contrat). L’utilisateur n’est donc pas obligé de connaître où se trouvent les documents qu’il recherche.
Les activités
Le suivi des activités permet de suivre facilement l’activité qu’il y a eu sur le projet (commentaires, modification de document, changement d’état des tâches, …).
